｢失礼なメール｣を送る人が知らないNG表現 だからあの人の依頼は聞き入れたくない
「ビジネスメール」は、新社会人の大きな悩みの種。学生時代、友達にLINEを送るのとは勝手が違い、上司や取引先にメールを書くとき、「正しく伝わるか」「相手を不快にさせないか」と不安を抱く人も多いはず。
実際、役職者たちを対象にした調査では、「仕事でメールを受け取って、不快に感じた」人が4割以上という結果が出ています。中でも特に注意したいのが、トラブルのもとになりかねない「文章が失礼」なメール。『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』の監修者、平野友朗氏が、「失礼」なメールの改善点を説きます。
毎日、大量のメールを受け取ると、中には「失礼だ」と感じるメールが何通か交じっているものです。都合を一方的に押しつけてきたり、余計な一言が書かれていたり、なんだか「上から目線」だと感じたり――。
このような「失礼」なメールはトラブルを引き起こすもとですが、もしかしたら、自分が送るメールが相手を不快にさせている可能性もあります。しかし、相手がメールに嫌悪感を抱いたことを教えてくれるとは限りません。
私が代表を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2007年から「ビジネスメール実態調査」を実施しています。そして、2016年の同調査では、全回答者3088人の中から、約1000社の役職者をピックアップし、データを再集計しました。
すると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある役職者が45.06％」いて、さらに「不快感を指摘しない人が78.72％」いるとわかりました。
■「文章が失礼」なメールの特徴と対策とは？
これは、自分の知らないところで、失礼なメールのために、目上の方からの信頼を失い、評価を下げている可能性があるということです。実に34％の役職者が不快に感じた「文章が失礼」なメールの特徴と対策について見ていきましょう。
メールの読み手が「失礼だ」とイラッとする理由の1つに、「内容や立場に合った表現になっていない」というケースがあります。
たとえば、生命保険会社の営業の人から「アンケートのお願い」という件名でメールが来たとします。そのメールの文末が「メールでかまいませんので、下記の事項に、至急、ご回答をお願いいたします」とあれば、イラッとしますよね。
これは、相手が本来、こちらの協力を仰ぐ立場にもかかわらず、自分の都合を押しつけているため、不快感を覚えるのです。
このような場合、「相手の協力を仰ぐ立場」であることを自覚して、自分の都合を押しつけず、ソフトにお願いする必要があります。あくまで「お手間をかけて申し訳ない」という態度を貫き、相手のメリットを書きそえることで、協力を仰ぎましょう。。
東洋経済オンライン
https://news.infoseek.co.jp/article/toyokeizai_20170609_173859/
また、もし期限を示す場合には、その理由を書きそえます。
先ほどの例でしたら、たとえば「6月9日（金）までにアンケートにお答えいただいた方には、特製のノベルティグッズをプレゼントいたします」などとあれば、期限を示す必然性ができるでしょう。
■「ネガティブな感情」をぶつけるのは厳禁
取引先や上司などとメールのやりとりをしているうちに、ついネガティブな感情が生まれることがあります。
仕事をお願いしたのに期待外れの結果だった、相手のミスで作業の進行に影響が出た、こちらの忙しさを理解しないでいつも仕事を振ってくる、などのうっぷんが積もり積もると、相手に「一言いいたい」気分になってもおかしくありません。
しかし、そんな感情のままに書き加えた言葉は、「余計な一言」です。次のようなネガティブな感情を表現する言葉は、決して使わないようにしてください。
・もういいです。
・またですか。
・どうせ○○ですから。
・貴社のために申し上げますが、このようなことは～。
メールの目的は自分のネガティブな感情をぶつけることではありません。相手に動いてもらうことです。
相手に心地よく伝わったほうが迅速に動いてもらえます。ネガティブな感情が生まれたら、深呼吸でもして、冷静になってから、メールを書きましょう。
■ほめたつもりが「上から目線」と思われることも？
確実に相手に「失礼だ」と思われる表現に、「上から目線」があります。といっても、心の底から「上から目線」のメールを書くという人は少ないでしょう。
実際には、自分が相手を下に見ているつもりはなくても、ちょっとした言葉遣いによって、読み手から「上から目線」だと思われることが多いのです。
ここでは、「上から目線」を防ぐポイントの1つとして、「相手の仕事を評価する言葉」に注意する重要性について、お伝えします。
相手の仕事ぶりを評価する際、下手な表現を使うと「上から目線」だと思われてしまいます。そうなると、後に続くメッセージも読み手に伝わりません。
たとえば、以下のようなほめ方では、「上から目線」と思われても仕方がありません。
×和田部長のプレゼン技術には感心しました。
×貴社の力量からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。
×先輩が作った資料はなかなかですね。
どの表現がNGかわかりますか？ 本人にそのつもりがなくても、ちょっとした言葉遣いの誤りで、相手に不快感を与えてしまいます。しかし、ご安心を。これらは、簡単な言い換えをするだけで、相手に喜んでもらえる文章になります。
○和田部長のプレゼン技術には感激しました。
○貴社のお力からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。
○先輩が作った資料はすばらしいです。
メールは、お互いの顔が見えないコミュニケーション方法です。一つひとつの言葉に、相手がどう反応したかがわかりません。自分の知らないところで「失礼だ」とイラッとされないためにも、ていねいな表現を心がけましょう。
https://news.infoseek.co.jp/article/toyokeizai_20170609_173859/?p=2
以下、2chの反応
すいません
て書いてくるバカ
取引先との協議で相槌うつときウンとか言うやつ 取引したくないはそんなクズ担当者
>>8
誤：したくないは
正：したくないわ
「は」と「わ」の使い分けが出来ていない。
>○貴社のお力からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。
これ印象そんな変わらなくね
>>10
変わらないね。
俺ならこんな感じかな。
本件を容易たらしめているのは貴社の○○あってこそですね。
※○○＝経営者の知名度/規模/技術力/創業年数/過去のヒット商品など客観的に優れているといえる要素
>>88
見え透いた太鼓持ち、嫌いだわ
>>88
つか、そんな慇懃無礼な表現をしないことがビジネスマナー
>>419
太鼓持ちなメールが届くと、俺はまず眉に唾つける
>>428
こういうのは素直に「ありがとうございました」で良いんだよな。文章で伝えるときに余計なことを書こうとするのがアホ。
>>10
完全に皮肉だろｗｗｗ
>>10
貴社の底力。改めて感服致しました。貴社からすると雑作もないことなのでしょうが、毎回驚愕している次第です。
>>442
キモい。こんなメール届いたら警戒しまくる。「ありがとうございます。大変助かりました。」ぐらいまでだな、俺は。
トンボ鉛筆人事事件
>>13
こんにちは、トンボ鉛筆のsです。改めて地震の方は大丈夫でしたか？
このメールを配信した中には、被災されている方が多数いると思います。直接的な力にはなれないですが、 私自身、都内から自宅のある埼玉まで徒歩で８時間かけて 帰宅して、実際の東北の方に比べる程のものではないですが被災の怖さを感じました。
さて、先日は咄嗟のメールだったので、返信しなくても大丈夫ですからね。会社は大丈夫です。揺れは大きかったですが、今のところ大きな事故・怪我の連絡は入っていないです。
本当は週明けに全員に送ろうと思っていたメールです。こんなことくらいしか出来ませんが、履歴書とＥＳをお送りします。
ただ、非常に厳しい条件をつけさせていただきます。その条件とは１点だけです。
書類選考を希望される方は、添付の専用履歴書とエントリーシートをご確認いただき、３月１５日（火）消印有効でその２枚をセットにし、下記までご郵送ください。
直前に説明会へ予約が出来た場合は、ひとまず書類持参でお越しください。会場で通り一遍等の説明・指示はします。
その指示が難しい場合は・・・その先は言う必要ないですよね。自分で考えてみてください。
皆様にも言いたいこと、不満があるのは重々承知していました。全部ではありませんが、私も様々な心の奥にある声を見て・聞いています。
>>146
何この上から目線の文章
虫酸が走る
志願者とはいえ外部の人間
どうみても外部の人間に送る文章ではないだろ いや部下に対してもこんな文章は不快にさせるだけだから送らない
手元にあるトンボ鉛筆叩き折ってやった
>>146
これ書いた奴まだこの会社で働いてるのかな？
>>220
部長代理だよ
>>146
別に何とも思わんが、何が問題なの？
>>379
お前みたいなアスペが書いたメールなんだろうね
>>387
具体的に教えてよ
>>379
まず、相手を対等に見てない。
採用する側、採用される側だろうが、そこに立場の違いはあっても 上下の差はない。 であるのに、どうみても上から目線。
一読して、この会社は、立場が下とみるとこういう態度に出るのだ なという印象を与える。 しかも、これが、東日本大震災の中で、送った中に被災者もいると 考えたら、会社のモラルと送ったやつの人格を疑うレベル。
>>398
これくらいの抑揚で傷ついたり怒ったりしてたら、どの会社も受からないと思うけどね。
>>461
傷つくではない。会社の程度が知れるってこと。 読んだとたんに、「この会社、まともな人事採用してないな」とか、 「非常時にどういう言動していいか教育できてない」とかって印象持たれる。
社員が、社外に出す文章はすべて、会社を代表しているという意識が感じられず、そういう文章が社外に流布させて平気なんだなって思うわけよ。
だからメールを送らない
ビジネス何たらって言う作法の謎さ。社内メールでさえto,ccを役職順にするとか意味不明。
>>19
社内でさえっていうか、社内だからこそ大事。むしろ社外では、例えば俺とあなたの会社の社長は無関係だから同格になる。
各位様
あふぉか
ASAPて書いてくる奴
前置きは良いからさっさと結論かけとは思う。日本語のビジネス文の弱点だな。
>>44
個人の性格かもね
あるアメリカ人がイギリス人からのメールに結論がメールの最後なんだぜ、って愚痴ってた
>>63
個人差あるな。冗長に書く奴に限って署名欄なしとか。緊急性あるから電話しようとしても分からず余計イラッとするw
要点だけでいいわ
本文の締めは「～したく。」とキレよくしておきたいところ
>>51
拝承
カタカナを全部半角にするジジイがいた 何を拘ってるのか理解不能
ビジネスメールで顔文字使うアホもいるしな。
>>65
せやな゜゜゜゜゜-y(^。^)。o0○
「もういいです」って昨日使っちまった メールじゃないけど 気を引くことばっか言っていざ誘うと絶対に断る奴が 性懲りもなく37回目ぐらいに擦り寄って来たんだもんよ
知らない会社から勝手に営業メール寄越しといて 返信せず放置してたら件名に【リマインド！】とか入れて再送してくる奴
お疲れ様でした(笑)
！を多用する奴が大嫌い。。。
>>81
俺も!を多用するやつ大嫌いっ!!!
>>151
そうそう！！お前が嫌い！！！
ビジネスメールには感情を入れないようにするんだ あと簡潔に
メールしてんのに 電話で返すバカ
>>37
メールやりとりしてるより、電話したほうが早ければする 表現が失礼なならないか迷うようなシチュも電話して微妙なニュアンス伝える方がリスク回避になる
メール一通で怒っちゃう人のほうがいやだなあ
経験上メール返信しないのが一番先方が怒る
イラっとするか？
こんなことでイライラするなら医者に相談したほうがいいんじゃね？
最近はいちいち失礼に思うやつの方がおかしい気がしてる
そんなに尊重されたいのかね
この2chスレまとめへの反応
ビジネスマナー等でテンプレのように、ある程度共通化はできそう。
でも伝える側も聞く側も立場や状況も含め、考え方は千差万別。
偶然相性の良い相手は居ても、常に最善な意思疎通ができる神やエスパーなんて存在しない。
細かくチェックしつつ、ある程度は寛容性をもって受け流すしかない。
伝える側が優秀か、お互いの相性が良いか、聞き手の大人対応等で相手を動かせる可能性は高いが…大体の人は悩みを抱えていると思う。
小さい会社ほどメールは低レベルだからな・・・
ほんとその会社の文化レベルが伺えるから気をつけたほうがいい。